Προσωπική Αποδοτικότητα και Διαχείριση Συναντήσεων Κομμάτι εκπαίδευσης

Κατανόηση του Εαυτού μας και των Άλλων

• Κατανόηση ότι όταν ζητάμε από άλλους να παρευρεθούν σε μια συνάντηση, επιβάλλουμε σε αυτούς τη δική μας λίστα προτεραιοτήτων
• Τι μας κάνει να συμπεριφερόμαστε με τον τρόπο που το κάνουμε;
• Έχουμε επίγνωση του πώς η συμπεριφορά μας επηρεάζει τους άλλους: ανταποκρίνονται πάντα με τον τρόπο που θέλουμε και με τον τρόπο που θα έπρεπε; Αν όχι, γιατί όχι…;

Η Διαδικασία Διαχείρισης Συναντήσεων

• Γιατί είναι απαραίτητη μια συνάντηση; ποιες είναι οι εναλλακτικές; είναι κάποια από τις εναλλακτικές προτιμότερη;
• Η διαδικασία προκήρυξης, διαχείρισης και προετοιμασίας συναντήσεων:
  • Δημιουργία μιας ουσιαστικής ημερήσιας διάταξης που να καλύπτει τους στόχους της συνάντησης, το(α) θέμα(τα) που θα καλυφθούν και τους προτεινόμενους χρόνους
  • Πρόσκληση μόνο των κατάλληλων ανθρώπων – και κανενός άλλου
  • Διαχείριση της συνάντησης: επιτρέπονται μόνο σχετικές συνεισφορές (αλλά με προσοχή στη διάκριση μεταξύ σχετικών και άσχετων)· τήρηση της ημερήσιας διάταξης· τήρηση του χρόνου
  • Δημιουργία αποτελεσμάτων: όχι απαραιτήτως λεπτομερή πρακτικά, αλλά τουλάχιστον σημεία δράσης
  • Ορισμός συνάντησης(εων) παρακολούθησης

Παρευρισκόμενοι σε Συναντήσεις

• Χρειάζεται να παρευρίσκομαι σε όλες τις συναντήσεις στις οποίες με προσκαλούν;
• Πώς αποφασίζω αν (ή όχι) θα παρευρεθώ σε συναντήσεις;
• Ποιες δικαιολογίες έχω για να αρνηθώ να παρευρεθώ;
• Τι άλλο επιτρέπεται να κάνω κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης σχετικά με τους συμμετέχοντες, το θέμα που συζητείται και τους χρόνους;

Άλλα Θέματα Προσωπικής Αποδοτικότητας και Διαχείρισης Χρόνου

• Θέσπιση Στόχων – προσωπικών και επαγγελματικών – και τήρησή τους
• Ιεράρχηση Εργασιών
  • Πώς αποφασίζω τι πρέπει να γίνει;
  • Πώς ιεραρχώ αυτές τις δραστηριότητες;
• Επιβαλλόμενος Χρόνος από Εργαζόμενους: οι υφιστάμενοι και οι συνάδελφοί μου εργάζονται για εμένα ή εγώ εργάζομαι για αυτούς…;
• Κλέφτες Χρόνου: τι άλλο κλέβει χρόνο από εμένα και τι μπορώ να κάνω γι' αυτό;
  • E-mails
  • Τηλεφωνικές κλήσεις
  • Απρόβλεπτες διακοπές
  • Δραστηριότητες εκτόπισης: αναβλητικότητα…
  • Άλλα πράγματα…
• Αποτελεσματική Ανάθεση
• Αυτοπεποίθηση: επιδίωξη συμβιβασμού· μαθαίνοντας να λέμε “όχι” αποτελεσματικά