Personal Efficiency and Managing Meetings Training Course

Κατανοώντας τον εαυτό μας και τους άλλους

• Κατανοώντας ότι όταν ζητάμε από άλλους να παρευρεθούν σε μια συνάντηση, τους επιβάλλουμε τη λίστα των προτεραιοτήτων μας
• Τι μας κάνει να συμπεριφερόμαστε όπως συμπεριφερόμαστε;
• Γνωρίζουμε πώς η συμπεριφορά μας επηρεάζει τους άλλους: ανταποκρίνονται πάντα με τον τρόπο που τους θέλουμε και με τον τρόπο που θα έπρεπε; Αν όχι, γιατί όχι…;

Η Διαδικασία Διαχείρισης Συναντήσεων

• Γιατί είναι απαραίτητη μια συνάντηση; ποιες είναι οι εναλλακτικές; είναι προτιμότερη κάποια από τις εναλλακτικές;
• Η διαδικασία για την κλήση, τη διαχείριση και την προετοιμασία για συναντήσεις:
  • Δημιουργία ουσιαστικής ατζέντας που καλύπτει τους στόχους της συνάντησης, το(τα) θέμα(α) που πρέπει να καλυφθεί και προτεινόμενους χρόνους
  • Προσκαλώντας μόνο τους κατάλληλους ανθρώπους – και κανέναν άλλον
  • Διαχείριση της συνάντησης: επιτρέποντας μόνο σχετικές συνεισφορές (αλλά προσέχοντας να διαφοροποιήσετε μεταξύ σχετικών και άσχετων) τήρηση της ημερήσιας διάταξης· τηρώντας τον χρόνο
  • Δημιουργία αποτελεσμάτων: όχι απαραίτητα λεπτομερή πρακτικά αλλά, τουλάχιστον, σημεία ενεργειών
  • Διοργάνωση συνεδριάσεων παρακολούθησης

Συμμετοχή σε Συναντήσεις

• Χρειάζεται να παρακολουθώ όλες τις συναντήσεις στις οποίες είμαι προσκεκλημένος;
• Πώς αποφασίζω αν (ή όχι) θα παρευρεθώ σε συναντήσεις;
• Τι δικαιολογίες έχω για την άρνηση συμμετοχής;
• Τι άλλο επιτρέπεται να κάνω κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης που σχετίζεται με τους συμμετέχοντες, το θέμα που συζητείται και τους χρόνους;

Άλλα θέματα προσωπικής αποτελεσματικότητας και χρόνου Management

• Θέτοντας στόχους – προσωπικούς και επαγγελματικούς – και τηρώντας τους
• Προτεραιότητα εργασίας
  • Πώς αποφασίζω τι πρέπει να γίνει;
  • Πώς δίνω προτεραιότητα σε αυτές τις δραστηριότητες;
• Χρόνος που επιβάλλεται από εργαζόμενους: το προσωπικό και οι συνάδελφοί μου εργάζονται για μένα ή εργάζομαι για αυτούς…;
• Time Bandits: τι άλλο μου κλέβει χρόνο και τι μπορώ να κάνω για αυτό;
  • E-mail
  • Τηλεφωνικές κλήσεις
  • Απρόβλεπτες διακοπές
  • Δραστηριότητες μετατόπισης: αναβλητικότητα…
  • Άλλα πράγματα…
• Αποτελεσματική αντιπροσωπεία
• Assertiveness: αναζήτηση συμβιβασμού. μαθαίνοντας να λέμε «όχι» αποτελεσματικά