Προσωπική Αποτελεσματικότητα και Διαχείριση Συναντήσεων Κομμάτι εκπαίδευσης

Κατανόηση του Εαυτού μας και των Άλλων

• Κατανόηση ότι όταν ζητάμε από άλλους να παρευρεθούν σε μια συνάντηση, τους επιβάλλουμε τη δική μας λίστα προτεραιοτήτων
• Τι μας κάνει να συμπεριφερόμαστε με τον τρόπο που συμπεριφερόμαστε;
• Έχουμε επίγνωση του πώς η συμπεριφορά μας επηρεάζει τους άλλους: ανταποκρίνονται πάντα με τον τρόπο που θέλουμε και με τον τρόπο που θα έπρεπε; Αν όχι, γιατί όχι…;

Η Διαδικασία Διαχείρισης Συναντήσεων

• Γιατί είναι απαραίτητη μια συνάντηση· ποιες είναι οι εναλλακτικές λύσεις· είναι κάποια από τις εναλλακτικές προτιμότερη;
• Η διαδικασία για τη σύγκληση, τη διαχείριση και την προετοιμασία συναντήσεων:
  • Δημιουργία μιας ουσιαστικής ημερήσιας διάταξης που καλύπτει τους στόχους της συνάντησης, το/τα θέμα/τα που θα καλυφθούν και προτεινόμενους χρόνους
  • Πρόσκληση μόνο των κατάλληλων ατόμων – και κανενός άλλου
  • Διαχείριση της συνάντησης: επιτρέποντας μόνο σχετικές συνεισφορές (αλλά με προσοχή στη διάκριση μεταξύ σχετικών και άσχετων)· τήρηση της ημερήσιας διάταξης· τήρηση του χρόνου
  • Δημιουργία αποτελεσμάτων: όχι απαραίτητα λεπτομερή πρακτικά, αλλά τουλάχιστον σημεία δράσης
  • Προγραμματισμός επακόλουθης/ων συνάντησης/εων

Συμμετοχή σε Συναντήσεις

• Χρειάζεται να παρευρίσκομαι σε όλες τις συναντήσεις στις οποίες προσκαλούμαι;
• Πώς αποφασίζω αν θα παρευρεθώ (ή όχι) σε συναντήσεις;
• Ποιες δικαιολογίες έχω για να αρνηθώ να παρευρεθώ;
• Τι άλλο επιτρέπεται να κάνω κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης σε σχέση με τους παρευρισκόμενους, το θέμα που συζητείται και τους χρόνους;

Άλλα Θέματα Προσωπικής Αποτελεσματικότητας και Διαχείρισης Χρόνου

• Καθορισμός Στόχων – προσωπικών και επαγγελματικών – και τήρησή τους
• Ιεράρχηση Εργασιών
  • Πώς αποφασίζω τι πρέπει να γίνει;
  • Πώς ιεραρχώ αυτές τις δραστηριότητες;
• Χρόνος που επιβάλλεται από τους εργαζομένους: το προσωπικό και οι συνάδελφοί μου εργάζονται για εμένα ή εγώ εργάζομαι για αυτούς…;
• Κλέφτες Χρόνου: τι άλλο μου κλέβει χρόνο και τι μπορώ να κάνω γι' αυτό;
  • Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
  • Τηλεφωνικές κλήσεις
  • Απρογραμμάτιστες διακοπές
  • Δραστηριότητες μετατόπισης: αναβλητικότητα…
  • Άλλα πράγματα…
• Αποτελεσματική Ανάθεση
• Διεκδικητικότητα: επιδίωξη συμβιβασμού· μαθαίνοντας να λέμε «όχι» αποτελεσματικά